What is FERPA?
1974年《BG体育app》(FERPA), 联邦法律是否管辖学生的权利和机构对学生记录的责任. 所有学院员工必须在被雇用时完成所需的FERPA培训. For a refresher on FERPA basics, navigate to the Family Educational Rights and Privacy Act of 1974 overview page.
Faculty and Staff Responsibilities
如果您有权访问学生数据，您有责任妥善处理. No matter what the form or content, 你有责任根据法律和学校政策处理学生记录. FERPA要求任何访问私人学生记录的人对这些信息都有“合法的教育利益”. Examples include:
- 执行员工职位描述或合同中指定的任务
- 执行与学生教育或学生纪律有关的任务
- Maintaining safety and security on campus
Students Workers 在查阅其他学生的指定学习记录方面，哪些履行机构职能的人可被视为具有“合法教育利益”的“学校官员”. 学生工作者也有同样的要求和责任.
Verifying Student Identity
When working with a student in-person, via online video conference, on the phone, or via email, 为了帮助学生，你可能需要从他们的记录中访问受保护的信息. Prior to discussing any information within the record, 您将需要遵循在注册页面上找到的机构最佳实践 CCC Intranet to first verify the student’s identity.
Obligation to Release Record Information
机构没有义务向任何人公布目录信息. FERPA只规定机构可以发布信息，但没有义务这样做. Remember, when in doubt, don’t give it out.
Student Correspondence
All Coconino Community College students, staff, 教师被分配一个学院管理的电子邮件帐户，用于官方通信. 包含学生教育记录部分信息的电子邮件应从学院工作人员/教师电子邮件帐户发送, to a College student email account.
Confidential Indicator in Banner/Degree Works
如果你看到“机密”列在学生的记录在横幅或学位作品, 这意味着学生已经正式要求不发布其记录中的信息(包括指定为“目录”的信息). 这些学生的信息永远不应该被泄露, 学生应被引导到注册和入学服务中心进行跟进. 有关此限制的详细信息，请导航到 Family Educational Rights and Privacy Act of 1974 overview page.
Parents Requesting Information
学生的教育信息受FERPA保护，除非学生提供书面授权，明确哪些信息可以向家长发布，否则家长可能无法访问。. 书面授权或家长宣誓书的存在允许你披露学生的记录信息, 但你没有义务这样做，也没有义务告诉父母. 核实是否有书面授权发布信息(或家长宣誓书)存档, please contact Registration and Enrollment Services.
STARI(学生授权发布信息)表格
如果学生选择允许学院官员与第三方交谈(如.g.(如父母、配偶)，则需要填写STARI表格. 提交的表单和说明可以通过导航到 Financial Aid forms page. 成功提交的STARI表格将记录在Banner的学生记录上，并作为电子文件的一部分进行成像.
Posting Grades/Returning Assignments
以学生的名字公开发布成绩是违反FERPA的, student identification number or social security number. Leaving personally identifiable, 在无人看管的情况下给学生阅卷，无异于在走廊上张贴成绩. 如果这些文件包含“个人身份”信息, 那么让他们无人看管就违反了FERPA. 如果被评分的论文不能直接退还给学生, consider leaving the graded papers (exams, quizzes, 和家庭作业)由部门助理负责，助理会在发给学生证件之前要求学生出示证件. 成绩通知书亦可透过学习管理系统(Canvas)发出。, 学生必须提供学院颁发的Comet ID，并在获得访问权限之前使用密码进行身份验证.
Letters of Recommendation
如果推荐信中包含的任何信息是“教育记录”(成绩)的一部分，则需要学生的书面许可, GPA and other non-directory information).
Subpoenas
所有传票首先由书记官长审查，以确定适当的行动方针. 如果您收到传票，请联系注册主任和注册服务主任
Who to Contact with questions/concerns
General questions, comments, 或有任何建议，可直接向注册及入学服务中心提出